Weet wat je vraagt, krijg wat je wilt

Als geen ander weten ze bij Slabbers De Lange hoe uiteenlopend de functie van een assistent in de praktijk wordt ingevuld. “Geen probleem natuurlijk. Maar om de perfecte ‘match’ tussen manager en assistent te maken, moeten de verwachtingen van beiden hierover wel goed op elkaar worden afgestemd.”

“Iedereen heeft wel een beeld van wat een assistent doet, maar dat beeld loopt nogal uiteen. Soms is het nog vrij stereo­type: een secretaresse beheert de agenda, notuleert vergaderingen en werkt correspondentie uit. Mede door de digitalisering zijn de taken van een assistent al lang niet meer uitsluitend operationeel, maar (vaak) ook voorbereidend, coördinerend, signalerend en bewakend. Assistenten zijn werkzaam op vele niveaus en met zeer uiteenlopende taken en verantwoordelijkheden”, licht Martine Visser toe.

Het ‘kliko-effect’
“Met name als binnen een organisatie onduidelijkheid bestaat over het takenpakket van de ondersteuner(s), lopen ze het risico last te krijgen van wat ik het ‘kliko-effect’ noem. Hiervan is sprake als er allerlei taken en verzoeken op het secretariaat terechtkomen die strikt genomen niet tot het takenpakket behoren, maar wel ‘even’ door het secretariaat kunnen worden opgepakt. In extreme gevallen heb ik gezien dat er in de loop van de tijd zoveel taken bij komen, dat de primaire taken secundair worden.” Martine ziet dat dit ‘kliko-effect’ er vaak toe leidt dat de aanwezige kwaliteiten op een secreta­riaat niet optimaal worden benut, dat de inhoud van het werk ‘afvlakt’ en dat er voor nieuwe
vacatures op andere skills en kwaliteiten wordt geselecteerd dan de organisatie eigenlijk echt nodig heeft. “Zo komt er een moment waarop je als leidinggevende constateert dat de out-put van jouw secretaresse/secretariaat niet meer optimaal voldoet aan de ondersteuningsbehoefte.”

De Functiescan
“En dan is het de hoogste tijd voor onze functie­scan”, vervolgt Hellen Dordregter-de Lange. “De Slabbers De Lange Functiescan is een tool waarmee we in verschillende stappen de ondersteuningsbehoefte binnen een organisatie nauwgezet in kaart brengen. De scan heeft als doel een goede, gewenste ondersteuning te bewerkstelligen waarbij optimaal gebruik wordt gemaakt van de kwaliteiten die je in huis hebt en haalt, op welk niveau dan ook. De uitkomst van de scan vullen we aan met een concreet functieprofiel. Want de perfecte ‘match’ tussen de manager en zijn/haar ondersteuner kunnen we alleen maken als de verwachtingen duidelijk zijn. Daarom zeg ik altijd tegen managers: weet wat je vraagt, zodat je krijgt wat je wilt!”

Slabbers De Lange – The Assistant Company
Namensestraat 29, Den Haag
T 070 338 81 80
www.slabbersdelange.nl

Meer lezen? Klik dan hier en lees verder op pagina 123 van LEVEN! Magazine #50

Tekst: Martine van Rijn / Fotografie: Pascale van Reijn